Enviar un correo electrónico a un compañero de trabajo sin darse cuenta de que está de vacaciones puede resultar molesto para todos los involucrados. En el momento en que recibe esa respuesta automática “fuera de la oficina”, de repente recuerda la conversación de 20 minutos que tuvo sobre su próximo viaje y se siente como un tonto. Mientras tanto, al volver llegan muchos mensajes pidiendo ayuda y a la vez diciendo que disfrute del viaje por correo electrónico.
Google está tratando de hacer que esto suceda con menos frecuencia con una función que pronto implementará para los usuarios de G Suite (Gmail, Docs, Hangouts, Calenda, etc de pago para empresas. Si se marcó como fuera de la oficina en su calendario, sus compañeros de trabajo recibirán un aviso antes de enviarle un correo electrónico.
El aviso se presenta en forma de una pancarta amarilla que se encuentra justo encima del botón Enviar, alertando al remitente que actualmente está fuera de la oficina y cuando está listo para regresar.
Aparecerá un mensaje similar si también intentan enviar mensajes en Hangouts.
Todo se relaciona con la funcionalidad fuera de la oficina que la compañía introdujo en Google Calendar el año pasado, que rechaza automáticamente todas las convocatorias de reunión para la ventana en la que se irá.
Probablemente no se desee que cada spammer que intente enviarle un correo electrónico conozca sus planes de viaje, por lo que Google dice que la funcionalidad de aviso de Gmail y Hangouts solo funcionará con los usuarios de G Suite que ya tienen acceso a su calendario. Entonces, es información que ya tenían, ahora simplemente no tienen que ir a buscarla.
Si por algún motivo no le gusta el concepto o el banner se atornilla con su flujo de trabajo, cada usuario puede deshabilitarlo: desde la sección “Permisos de acceso” de la configuración de Google Calendar se puede desactivar “Mostrar información del calendario en otras aplicaciones de Google”.
Google dice que la función debería implementarse para todos los usuarios de G Suite a mediados de Septiembre.